Przedmiotem negocjacji są dla nas szeroko rozumiane warunki pracy i płacy (zakres obowiązków, czyli treść pracy, miejsce, sposób i czas pracy, zobowiązania urlopowe, pensja lub inna forma zapłaty itp.).
Negocjowanie następuje wtedy, gdy strony kontraktu są z ja­kiegoś powodu „skazane na siebie" i muszą ułożyć stosunki, albo gdy wcześniejsze kontakty (wymiana korespondencji, rozmo­wa) wytworzyły przekonanie o opłacalności nawiązania stosunku pracy, stosunku zlecenia albo zawarcia jakiejś innej umowy (np. o pracę nakładczą) i pozostaje sfinalizowanie zamiaru stron na akceptowalnych warunkach.
Każde negocjacje rozpoczynają się od deklaracji intencji. De­klaracje powinny być jednoznaczne, zwięzłe i precyzyjne. Są one bowiem synonimem oczekiwań i zgłaszanych przez strony możliwości praktycznych. Bez zachowania precyzji deklaracji nie jest możliwa późniejsza elastyczność rokowań, a brak wyraźnego określenia stano­wisk wyjściowych utrudnia późniejszą ocenę wyników negocjacji i ro­dzi frustracje. Zacierają się granice ewentualnych kompromisów, pow­staje atmosfera wzajemnych podejrzeń o złą wolę. Trzeba więc na początku powiedzieć sobie wyraźnie, jakie warunki umowy są nie­wzruszalne (np. pensja nie niższa niż 8 milionów złotych i praca we wszystkie soboty), a co może być przedmiotem dalszych uzgodnień i za jaką cenę (np. stopień dyspozycyjności w porze wieczornej, w związku z awariami urządzeń). Drogą do kompromisów jest kontr­propozycja. Jeśli np. pracodawca nie godzi się na oczekiwaną przez Ciebie wysokość pensji, możesz zaproponować mu, że będziesz wyko­nywać swoje zadania tylko w określone dni tygodnia (np. od ponie­działku do czwartku) albo że część dokumentów finansowych bę­dziesz weryfikować przebywając w domu.
Granice uległości podczas negocjacji wynikają z przesłanek, które powinny być omówione na początku w formie deklaracji intencji. Tkwi w tym pewna minimalna gwarancja, że propozycje partnera nie będą poniżej progu osobistej godności, że nie będą grą na zwłokę albo bałamutnym odwoływaniem się do zdarzeń przyszłych i niepew­nych („Wysokość pensji zależy u nas od zdolności pracownika", „Po­czątkowo będzie musiał pan pracować w nieogrzewanym baraku, bo mamy mało pomieszczeń" itp.).
Sztuka negocjowania obejmuje dość rozległą sferę wiedzy inter­dyscyplinarnej (prawo, psychologia, ekonomia, socjologia) i ma swo­ich mistrzów oraz partaczy. Z konieczności ograniczymy się w tej książeczce do nielicznych kwestii. Oto niektóre z nich:
Usztywnienie nie w porę, oznacza przedwczesne lub spóźnione zawężenie pola negocjacyjnego, często ze szkodą dla strony upierają­cej się przy swoim. Usztywnienie niszczy potencjalne alternatywy i zniechęca partnera. Usztywnienie spóźnione wskazywać może na gapiostwo albo jest próbą wywrócenia rysujących się już uzgodnień. Szkodliwe jest usztywnienie dotyczące meritum, natomiast wczesne lub nawet spóźnione żądanie precyzji zapisów, sformalizowania po­stanowień umowy — może być usprawiedliwione i pożyteczne.
Nadużywanie przewagi przez rozmówcę może dotyczyć spraw zasadniczych i drugorzędnych, istoty kontraktu bądź np. sposobu wysławiania się, przewagi ekonomicznej lub przewagi informacji bądź doświadczenia. Nadużywanie przewagi zraża partnera, zmniejsza szan­se kompromisu i niesie zagrożenie, że partner będzie sabotował zawarte w tych warunkach porozumienie (umowę). Presja ma swe granice.
Rzetelność merytoryczna jest podstawowym warunkiem osiąga­nia porozumienia i realizacji zawartej umowy. Sprawy zlekceważone łub przemilczane przynoszą przykre niespodzianki (np. używanie pry­watnych narzędzi i odzieży roboczej, zakwaterowanie w hotelu robot­niczym, oczekiwana jakość świadczonej pracy itp.).
Poziom zaufania wynika z obiektywnych przesłanek, dotyczących np. charakteru firmy, oraz z czynników subiektywnych związanych z przedmiotem uzgodnień, oceną wiarygodności informacji przedstawionych przez szukającego pracy, wcześniejszymi doświadczeniami stron w sytuacjach podobnych itd.
Ważne jest też, na jakim szczeblu prowadzone są rozmowy, w szczególności, czy osoba występująca w imieniu firmy jest należycie umocowana do działania i informuje o zakresie swoich kompetencji od początku, czy też unika wyjaśnień, aby w stosowanej chwili uchylić się od decyzji, asekurować decyzjami przełożonych, zwlekać. Dobrze świadczy o kandydacie do pracy jego zainteresowanie proce­durą naboru. Z kolei osoba działająca w imieniu firmy powinna sama przedstawić się petentowi i wyjaśnić mu zakres możliwych uzgodnień związanych z zatrudnieniem. W praktyce zdarza się, że reklama, bilety wizytowe i ekskluzywne pomieszczenia firmy wzbudzają nad­mierne zaufanie i są używane z rozmysłem jako instrument „dobrego wrażenia" — ułatwiającego nadużycie dobrej wiary petentów.
Gwarancje prawne polegają na dyscyplinującym działaniu przepi­sów i groźbie sankcji w przypadku ich naruszenia. Pewność obrotu prawnego wymaga, aby usunięta została wszelka dwuznaczność pod­czas negocjacji co do tego, jakie przepisy regulują postępowanie stron. Już samo nazwanie stosunku prawnego stanowiącego podstawę zobo­wiązania wiele tu wyjaśnia (np. „Zatrudnić pana nie możemy, ale możemy rozmawiać o incydentalnych zleceniach. Czy to pana interesuje?"). A więc czy ma to być stosunek pracy, czy umowa o dzieło, a może umowa zlecenia? W każdym z tych przypadków inaczej rozłożone jest ryzyko rezultatu, odmienne przepisy regulują tryb dochodzenia roszczeń z umowy. Ważne są również ustalenia dodatkowe (jeśli ustawa na nie zezwala) oraz forma składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy.
Utrwalenie wyniku negocjacji (rozmowy) następuje w formie spi­sania umowy zabezpieczającej wynegocjowane interesy stron. Może to być umowa definitywna (umowa o pracę, zlecenie, umowa o dzieło, umowa wydawnicza, umowa o pracę nakładczą-chałupnictwo, ko­mis, agencja itp.) lub umowa przedwstępna (art. 389-390 Kodeksu cywilnego) zobowiązująca strony do zawarcia umowy przyrzeczonej. Gdy sytuacja nie dojrzała do spisania jakiejkolwiek umowy, a „doro­bek" negocjacji może być przydatny na wypadek powrócenia do sprawy w nieodległej przyszłości, wtedy wynik negocjacji można utrwalić w formie podpisanej przez strony notatki. Można też wysłać rozmówcy list ułatwiający na przyszłość przypomnienie sprawy i od­nowienie kontaktu .